Encerrado o projeto incentivado, é hora de prestar contas ao órgão no qual foi pleiteado o incentivo fiscal, dentro do prazo estipulado por cada lei. Essa prestação de contas consiste em o proponente, realizador do projeto, demonstrar que executou aquilo que foi proposto e devidamente aprovado pelo órgão respectivo da lei pleiteada, através de documentos comprobatórios.

Todas as leis de incentivo exigem a prestação de contas para verificar se os recursos foram corretamente aplicados, bem como o resultado atingido derivado do projeto incentivado.

A obrigatoriedade de prestar contas é referida, inclusive, pela Constituição Federal no seu artigo 70, parágrafo único:

“Parágrafo único: Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.

Para uma prestação de contas correta é de extrema importância a organização do proponente do projeto, para que todos os documentos comprobatórios estejam claros e em conformidade com o orçamento apresentado e aprovado pelo órgão incentivador.

Na prestação de contas final, deverão estar encerradas as contas correntes que foram abertas especificamente para recebimento e movimentação de recursos e em bancos determinados pelas leis, assim como todos os pagamentos deverão ser finalizados, não podendo mais o proponente captar recursos, sendo que qualquer saldo remanescente deverá ser devolvido ao órgão da lei utilizada (importante anexar a cópia do comprovante desta operação, se houver), ou seja, as contas correntes deverão ter saldo zero, após o encerramento do projeto.

Os recursos captados e não utilizados a curto prazo, poderão ser aplicados na mesma instituição financeira, desde que não apresentem riscos, já que eventuais riscos serão arcados pelo próprio proponente. Vale lembrar que todos os rendimentos financeiros são passíveis de prestação de contas, uma vez que estes revertem para o próprio projeto. Os patrocínios em bens ou serviços também deverão ser relatados na hora da prestação de contas, devendo ter um documento fiscal referente ao patrocínio efetuado.

São aceitos somente documentos com validade fiscal e em nome do projeto, elencando os serviços prestados e por quem de fato pode realizá-los. Cupons fiscais e recibos incompletos ou ilegíveis, assim como extratos bancários não serão aceitos (a conciliação bancária também é de suma importância nesta etapa).

Todas as receitas e despesas deverão ser arroladas no momento da prestação de contas, inclusive os recursos originados por outras fontes e também os relacionados à contrapartida, nas leis em que esta é obrigatória, lembrando que os pagamentos somente poderão ser realizados após a aprovação do projeto e respectiva publicação na Imprensa Oficial.1

Como regra geral, a análise da prestação de contas leva em consideração três aspectos:

1. I) Técnico: quanto à execução física e à avaliação dos resultados do projeto, principalmente no que diz respeito ao cumprimento de seu objeto, proposto na propositura do projeto;
2. II) Financeiro: quanto à correta e regular aplicação dos recursos financeiros do projeto, ou seja, se os recursos incentivados foram aplicados em consonância com a lei pleiteada;

III) Divulgação da marca: quanto à aplicação da marca da lei de incentivo utilizada.

Ademais, importante citar que a qualquer momento poderá ser solicitada uma prestação de contas parcial, muito comum também em projetos de somatórias altas, cujas captações são autorizadas por etapas, ficando as demais liberações condicionadas à apresentação de contas da etapa anterior e assim sucessivamente.

Produtos resultantes dos projetos como, por exemplo, livros, cópias de filmes, dentre outros, nas leis culturais costumam ser solicitados, da mesma forma que, ao menos, um exemplar dos materiais de divulgação (folders, fotos, convites e outros), que comprove a logomarca da lei utilizada que beneficiou o projeto, de acordo com o plano de divulgação e de mídia pleiteados em sua propositura e devidamente aprovados pelos respectivos órgãos administrativos.

Além disso, deverá ser feito um relatório final, onde consta o detalhamento do projeto, incluindo os valores aprovados, datas de aprovação e de captação de recursos, objetivos e metas realizados, as estratégias de ação, os cronogramas de realização e de custos do projeto, inclusive das dificuldades encontradas. Aqui deverá ficar comprovado que o objeto do projeto foi fielmente executado.

Mesmo que seu projeto seja aprovado, mas não tenha logrado êxito na captação de recursos, deverá ser informado ao órgão respectivo sobre a sua possível continuidade, seja por solicitação de prorrogação do prazo de captação e/ou de execução, seja por solicitação de arquivamento e, havendo captação de recursos, a prestação de contas deverá ser enviada, demonstrando a realização do projeto na sua totalidade ou em parte (nos casos de captação de recursos parcial nas leis que a permite).

A não apresentação da prestação de contas, assim como a sua apresentação irregular, coloca o proponente na situação de inadimplência, sendo que o seu indeferimento final gera graves problemas ao proponente, inclusive impossibilitando a realização de futuros projetos.

Em todas as leis de incentivo há a previsão de penalidades para os proponentes e para os patrocinadores que agem irregularmente na administração dos recursos, com sanções impostas tanto no âmbito civil quanto penal.

Por Melissa de Mendonça Moreira

1- Documentos comprobatórios devem guardados pelos proponentes pelo período mínimo de cinco anos ou em outro que a lei pleiteada determinar, uma vez que os órgãos poderão solicitar esclarecimentos adicionais, por se tratar de benefícios fiscais.